nextbike ist Deutschlands größtes Fahrradverleihsystem. Der rasante Erfolg brachte das Unternehmen zeitweilig an die Grenzen der Machbarkeit. Durch die Kooperation mit dem Thomas Michael Institut kam zur Kreativität von nextbike die Struktur des CI-Managers® – eine Symbiose, die nextbike auf dem Weg zum Global Player unterstützt.
In Städten ist und bleibt das beste Transportmittel für den Individualverkehr das Fahrrad. Es ist schnell zur Hand, man findet damit den kürzesten (und meist schönsten) Weg von A nach B und kann dank der Bewegung noch etwas für die eigene Gesundheit tun. Zudem verbraucht ein Bike weder Diesel noch Benzin, sondern nur Kalorien. Ein Klassiker der Fortbewegung.
Clever, wer diese Vorteile mit den Chancen der Digitalisierung verknüpft und dabei die Fahrradvermietung kreativ weiterdenkt. nextbike begann damit bereits im Jahr 2004. Die Idee: nextbike wollte Menschen die Möglichkeit geben, in Städten ein Fahrrad nur genau für jene Strecke und jenen Zeitraum zu mieten, für die sie den Drahtesel benötigen. Heute ist das nächstbeste Rad via App lokalisierbar, kann damit entsperrt und auch bezahlt werden. Damals eine visionäre Nischenidee, technologisch in den Kinderschuhen, in manchen Augen ein fast schon verrücktes Geschäftsmodell – doch nextbike wurde zum Vorreiter eines Sharingprinzips, das sich heute auch bei anderen Verkehrsmitteln zunehmend etabliert.
nextbike verzeichnete bald ein massives Wachstum – eine willkommene Entwicklung, die die Gründer & Mitarbeiter jedoch vor neue Herausforderungen stellte. „Unser Erfolg zeigte, dass wir einen Nerv getroffen hatten. Entsprechend stark wuchsen die Nachfrage, der Umsatz – und damit die Anforderungen an uns“, weiß Ralf Kalupner, Gründer & Geschäftsführer von nextbike. „Doch unsere Strukturen kamen da nicht so recht hinterher. Daher suchten wir Unterstützung, bevor uns der Laden um die Ohren flog.“
Bereits zuvor hatte Ralf Kalupner losen Kontakt zum Thomas Michael Institut, und im Jahr 2015 war die Zeit dann reif für eine Kooperation. „Ich weiß noch, wie ich Thomas Michael unserem Team vorstellte & er seine zukünftige Rolle erklärte. Schon witzig – jeder dachte: Wozu brauchen wir einen Unternehmensberater? Will der Chef jetzt seine Macht ausbauen? Uns beschneiden?“ Doch Thomas Michael konnte diese Ängste nehmen. Befürchtungen abbauen. Mehr noch: „Er hat nachhaltig überzeugt...“, erinnert sich Ralf Kalupner. „... und dann konnte es losgehen."
Charakter bewahren, Wachstum bewältigen
Thomas Michael wollte mit seinem System des CI-Manager® nextbike verbessern, verändern, kontinuierlich begleiten und zugleich den Charakter des Unternehmens bewahren. „Die Menschen bei nextbike waren schon immer kreativ, arbeiten weitgehend hierarchiefrei und agieren schneller als die Konkurrenz“, weiß der Inhaber des Thomas Michael Instituts. „Das macht den Erfolg des Unternehmens aus. Diesen Kern wollen wir mit unserer kontinuierlichen Begleitung erhalten – aber dennoch gemeinsam weiterentwickeln.“
Kreativität trifft Struktur
Die Kreativität und die Wucht des Wachstums benötigten eine passende Struktur und Organisation, um in die richtigen Bahnen gelenkt zu werden. Thomas Michael war klar, dass dafür in einem ersten Schritt die interne Prozess-Software verändert werden und für die kommenden Prozesse vorbereitet werden musste. „Auch wenn es erst einmal sehr technisch klingt: Mit einem funktionalen IT-System kann ein Team sich besser koordinieren, Aufgaben klar zuteilen und zugleich viel Transparenz für alle Mitarbeiter erzeugen. Doch das geht nur, wenn man dabei die Menschen einbezieht. Sie sollen merken: Wir arbeiten nicht für das System, sondern das System arbeitet für uns.“
Systematisch ging das Thomas Michael Institut auch die Veränderung von Prozessen und Strukturen an. Die Berater entwickelten mit nextbike ein Leitbild, das zwar in den Köpfen und Herzen bereits vorhanden war, jedoch neuen Mitarbeitern nur unscharf vermittelt werden konnte. Dann schauten sich Berater und Mitarbeiter die Prozesse von der Ideenentwicklung über die interne Kommunikation bis zum Vertrieb an, bei denen sich Engpässe entwickelt hatten oder es anderweitig im Räderwerk „knirschte“. „Dabei bekommen die Mitarbeiter Tools an die Hand, um ihre Abläufe selbst zu analysieren und gemeinsam zu verbessern“, erklärt Thomas Michael das Prinzip der Beteiligung im CI-Manager®. „Denn nur wenn die Mitarbeiter hier mitgestalten dürfen, wird ein System nachhaltig gelebt.“
Wissensmanagement wird zum Erfolgsfaktor
Ein entscheidender Unternehmenswert bei nextbike ist Wissen: Wie werden Informationen verteilt, gespeichert, aufbereitet und zur Verfügung gestellt? Um diesen Wert zu erhalten und weiterzuentwickeln, etablierte nextbike ein Knowledge-Management, um das interne Wissen allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. „Bei 20 Mitarbeitern erfolgte der Wissenstransfer früher auf Zuruf über den Arbeitstisch – das geht bei 300 Leuten in verschiedenen Städten und Ländern nicht mehr.“ Dazu brauche es andere Methoden, die von Thomas Michael angeregt und begleitet und von nextbike umgesetzt wurden.
„Das Thomas Michael Institut hat für seine Arbeit zwar ein klares Schema. Doch der Berater passt es stark an die tatsächlichen Gegebenheiten an und nimmt die Mitarbeiter dabei auf menschliche Art mit. Er sagt nicht: „Wir strukturieren um“, sondern hilft uns, dass wir uns selbst strukturieren.“ Das sei aus vielerlei Hinsicht wichtig: nextbike werde noch handlungsfähiger und die Mitarbeiter werden einbezogen, was das Unternehmen stärker und strukturell wie teamatmosphärisch stabiler macht. „Dank dieser Stabilität können wir mit der technologischen Dynamik im Markt umgehen. E-Bikes, Lastenräder, Paymentsysteme, App-Entwicklung, und vieles mehr – mit diesen Trends müssen wir schnell und gezielt arbeiten und sie für unsere Kunden umsetzen. Das gelingt uns jetzt deutlich besser.“
Das Wunder der doppelten Leistungsfähigkeit
Seit der Zusammenarbeit mit dem Thomas Michael Institut und der Einführung des CI-Managers® hat sich bei nextbike bereits vieles verändert – und alles zum Guten. Einige Prozesse sind nun klarer definiert und entwickeln sich weiter, andere Prozesse müssen erst noch gemeinsam mit Geschäftsführung und Mitarbeitern erarbeitet und geschärft werden. All diese Anstrengungen haben dabei ein Ziel: Die Teams sollen zukünftig noch effektiverarbeiten können, damit die Erfolgskurve noch steiler steigen wird als bisher. „Thomas Michael ist für uns wie ein Katalysator: Wir geben Ideen und Wünsche hinein, er strukturiert sie mit uns systematisch, und am Ende kommen mehr Antrieb und neue Ziele heraus. Dadurch können wir heute beispielsweise mit der gleichen Mannschaft das Doppelte an Projekten und Fuhrparks verwalten – eigentlich unglaublich, aber wahr.“ So bietet nextbike heute in 100 Städten auf vier Kontinenten rund 35.000 Fahrrädern zum Verleih an – Tendenz stark steigend.
Zugleich schenkt der CI-Manager® Ralf Kalupner etwas, das er schon lange nicht mehr hatte: Zeit. „Als Geschäftsführer merke ich, dass wir Schritt für Schritt eine Struktur bekommen, die sich selbst tragen wird statt von mir getragen zu werden. Dadurch bekomme ich mehr Zeit, mich um jene Dinge zu kümmern, die tatsächlich Kernaufgaben einer Geschäftsführung sind.“
Solche Ergebnisse kennt und liebt Thomas Michael aus seiner langjährigen Erfahrung als Berater und Entwickler von Unternehmen. „Wir erreichen mit unseren Kunden konkrete Ergebnisse – zugleich ist es aber wie auch bei nextbike immer work in progress. Deshalb geht eine Begleitung durch unsere Berater sinnvollerweise immer weiter“, weiß der Gründer des Thomas Michael Instituts. „Denn nextbike muss sich immer wieder dem Markt stellen, neue Geschäftsfelder eröffnen, sich entwickeln und verbessern. Mit unserer eng getakteten Begleitung, der emotionalen Beteiligung der Menschen und den Methoden und Werkzeugen des CI-Managers® wird diese Veränderung jedoch unkomplizierter und zugleich schneller organisierbar. Das ist das Entscheidende!“